Word stirbt

Für zwei Jahrzehnte war Word der Marktführer bei den Textverarbeitungen. Es kann so viel, dass es sich selbst bald obsolet macht. Denn zahlreiche Lösungen sind wesentlich fokussierter und effizienter als der Textkoloss. Die steigende Bedeutung des Internet und die sinkende Bedeutung von zu bedruckenden Seiten tragen das Übrige bei. Word wird vielleicht nicht allzu bald sterben, aber doch deutlich an seiner jetzigen Macht verlieren.

Wozu braucht man eigentlich ein Texprogramm?

• einen Roman schreiben
• einen (wissenschaftlichen) Aufsatz schreiben
• einen Brief schreiben
• Text auf eine Seite Papier bringen

Oder anders angefangen. Was steht bei einer Textverarbeitung im Vordergrund: Form oder Inhalt? Ich komme darauf zurück.

Oder noch anders angefangen. Wofür benutze ich eigentlich Word oder eine andere Textverarbeitung im Alltag? In den vergangenen zehn Jahren haben sich für mich mehrere Nutzungsgelegenheiten etabliert:

• Schreiben von Aufsätzen und Hausarbeiten im Studium
• Redigieren von Artikeln (in der Druckvorstufe)
• Schreiben von Rechnungen und Briefen
• Sammeln von Textfragmenten
• „Basteln“ von Anleitungen

Um ehrlich zu sein, verwende ich Word nur noch in der Druckvorstufe. Das liegt daran, dass zahlreiche Texte als Word-Dateien geschickt werden. Aber der Reihe nach.

Für Langtexte: Latex oder andere Satzprogramme

Aufsätze und Hausarbeiten habe ich in den letzten Semestern nur noch mit Latex (gelobt seien der TexShop und Lyx) verfasst. Jana Schütze (es gehört sich, dass man sie hier erwähnt) hatte mich vor fast zehn Jahren bereits ungläubig angeschaut, als ich ihr von meinen Strapazen bei Hausarbeiten mit Word erzählte. Immer mal stürzte es ab, Fußnoten, Bilder und Seitenumbrüche nervten während des Schreibens. Sie empfahl mir nachdrücklich Latex und sang ein Hohelied auf dieses Textsystem, dem ich nun mehrere Jahre später nur zustimmen kann. Hätte ich nur eher auf sie gehört! (aber ich hatte keine Handreichung wie diese)

Hauptsächliche hat Word zu viele Probleme mit der Seitendarstellung. Warum das so ist, erläutere ich in meinem Buch „Der Apple-Faktor, Band I“, aus dem ich jetzt mal direkt zitiere (Kapitel 9):

Echtes Wysiwyg schafft Word auch heute noch nicht zu 100 Prozent. Aber nur selten fallen die Unterschiede zwischen Bildschirmansicht und Druckergebnis auf. Das Problem liegt im Rechenaufwand. Einerseits soll Word jede Eingabe sofort auf dem Bildschirm umsetzen, andererseits soll das Dokument gut aussehen. Schreibt man einen Text mit Latex, ist man wieder in die Zeit des Textens mit Steuerzeichen versetzt, nach einem Klick auf „Setzen“ gönnt sich der Computer ein paar Sekunden und erstellt die druckbare PDF-Ansicht. Dabei kann sich Latex Zeit lassen und für jeden Absatz so lange ausrechnen, wo Zeilentrennungen, Seitenumbrüche, Fußnoten und Grafiken platziert werden, bis ein gutes Ergebnis vorliegt. Word dagegen hat diese Zeit nicht, sondern muss all dies „on the fly“ erledigen, während der Nutzer weiter Eingaben tätigt.

Was wir heute von Word in Echtzeit erwarten:

• Zeichen: im korrekten Zeichensatz in der eingestellten Schriftgröße und im zugewiesenen Stil (normal, fett, kursiv, unterstrichen, farbig), möglichst mit geglätteten Kanten (Anti-Aliasing); das Zeichen muss ggf. erst aus den Vektorinformationen der Schriftsatzdatei errechnet werden
• Sonderzeichen: Aufzählungen, Kapitelnummerierungen, Seitenzahlen, Verweise
• Absatz: korrekte Silbentrennung am Zeilenende, ausgeglichener Absatzrand bzw. Wortabstand (v.a. bei Blocksatz), keine einzelnen Absatzzeilen am Seitenende oder -anfang, korrekter Zeilenabstand, Absatzeinzug, Tabulatorpositionen
• Dokument: korrekte Platzierung von Grafiken und Bildern im Textfluss, Einhaltung der Seitenränder, Einbettung von Tabellen mit zahlreichen Formatierungsmöglichkeiten
• Zusätzlich: Anzeige von falschen oder unbekannten Wörtern (rot unterkringelt), Anzeige von Grammatikfehlern (grün unterkringelt), Sicherheitsspeicherung alle zehn Minuten; Automatismen (Autokorrektur, AutoText).

In den frühen 1980ern speicherten alle Text-Programme ihre Dokumente in einfachen .txt-Dateien, die den Text und die Steuerbefehle enthielten. Diese Dateien konnten theoretisch zwischen verschiedenen Programmen ausgetauscht werden, man musste lediglich die Steuerbefehle durch die des eigenen Programms ersetzen. Schaut man sich eine heutige Word-Datei (.doc) mit einem Text-Editor an, erkennt man den Aufbau der Datei. Allerdings macht der eigentliche Inhalt nur noch einen Bruchteil aus, den meisten Raum nehmen kryptische Steuerzeichen ein.

Die Form und Gestaltung wird nicht nur im Nutzeralltag, sondern auch in der gespeicherten Datei zunehmend wichtig. Der Wert von erstellten Texten bemisst sich längst nicht mehr nur am Inhalt, sondern auch an der Form. Damit wird neben Rechtschreib- und Grammatikkenntnissen sowie Ausdrucksfähigkeit die Gestaltungskompetenz zunehmend wichtig. Es genügt eben nicht mehr nur, was man sagt, sondern wichtig ist, wie man es sagt – oder schreibt.

1987 entwickelte Microsoft das Dateiformat „Rich Text Format“ (.rtf). Dieses ist auf- und abwärtskompatibel, kann also bis heute verwendet werden. Sämtliche Steuerbefehle und -anweisungen können darin abgespeichert werden. Versteht ein Programm einen solchen Eintrag nicht, benutzt es nur die übrigen. Der Inhalt bleibt immer erhalten. Damit ist .rtf das Datei-Austauschformat der Wahl, wenn man anderen eine Textdatei zur Verfügung stellt.

Mit dem neuen Word-Standard .docx werden die Daten strukturiert abgelegt, denn eine docx-Datei trennt Dokument-Inhalt und -Formatierung klar voneinander. Da docx-Dateien eigentlich Zip-Archive sind, enthalten sie auch eingebettete Bilder und andere Zusatzdateien. Für den Nutzer besteht das Dokument aus einer einzelnen Datei (.docx), der Computer setzt das Dokument allerdings aus verschiedenen Einzeldateien zusammen. Ältere Programmversionen können mit diesen Dokumenten jedoch gar nichts anfangen, da die Daten komplett anders strukturiert sind, am ehesten noch Webseiten vergleichbar, die den Seiteninhalt und die Gestaltung in verschiedene Dateien (.html und .css) unterbringen. [Zitatende]

Gerade für längere Texte steht bei Latex oder anderen Editoren bei der Erstellung der Inhalt (die aneinandergereihten Buchstaben und Zeichen, die sich zu Gedankenketten ergänzen) im Vordergrund. Ich kann mir diese Umgebung frei gestalten und beispielsweise eine große Schriftart wählen, während dann für den eigentlichen Satz die eingestellte Schriftart in der eingestellten Schriftgröße verwendet wird. Alle Fußnoten, alle Überschriften, alle Illustrationen erscheinen wunschgemäß an passender Stelle, es gibt keine unnötigen Umbrüche, Zeilentrennungen, Seitenwechsel, denn Latex lässt sich Zeit, um die optimale Platzierung zu berechnen.

Für echtes Layout: echte Layout-Programme

Will man eine Zeitschrift oder andere Drucksache gestalten, kommt man an einer echten Layoutsoftware wie InDesign, Quark XPress nicht vorbei. Bei textlastigen Veröffentlichungen wäre auch FrameMaker eine Option. Es gibt noch andere Programme, aber diese drei sind die am häufigsten verwendeten.

In solchen Fällen wird Word zum reinen Texteditor degradiert. Der Text wird anschließend aus der Word-Datei herausgenommen und in die Layout-Datei eingefügt. Allenfalls durch Formatvorlagen lässt sich der Workflow optimieren. Hat man beispielsweise eine Formatvorlage „Zwischentitel“ in der Word-Datei angelegt und verwendet sie wie vorgesehen, dann kann bei korrekter Einstellung das Layout- oder Satzprogramm diese Zuweisung übernehmen und stellt es mit den in der Layoutdatei für „Zwischentitel“ vorgegebenen Auszeichnungen dar.

Abgesehen davon bringt die Verwendung von Word keine Vorteile. Drag’n Drop von Textbausteinen funktioniert auch in einem eMail-Programm. Dieses bietet inzwischen auch eine hinreichend gute Rechtschreibkontrolle. Für die Zulieferung von Text ist Word – vor allem auch wegen seines Überhangs an Steuerzeichen – denkbar ungeeignet, hat sich aber ob der Verbreitung des Programms durchgesetzt.

Man könnte auch die Textzulieferung über ein Webformular (wie in einem Blog) oder über eine Datenbank gestalten. Die wesentlichen Möglichkeiten zur Textbearbeitung stehen in jedem einfachen Texteditor, eMail-Programm, Webformular bereit. Nur tabellarische Übersichten sind ein Bereich, den Word fast allen anderen Editoren voraus hat und richtig gut meistert (ich finde das ironisch ;-).

Schreiben von Briefen/Rechnungen: Ok, Word

Bei ein- bis zweiseitigen Schreiben, die gut aussehen sollen, ist tatsächlich Word nicht ungeeignet. Dabei ist aber zu berücksichtigen, dass sich je nach eingestelltem Druckertreiber das Seitenlayout von Rechner zu Rechner unterscheiden kann.

Aus verschiedenen Gründen (vor allem aber, weil die Form maßgeblich ist) habe ich mich aber von Word abgewandt und verwende für solche Schreiben lieber Pages. Dieses Programm ist stärker darauf fokussiert, was mir wichtig ist: mit möglichst wenig Aufwand ein wirklich gut aussehendes Stück bedrucktes Papier erzeugen. [Nachtrag:] Wie die c’t in ihrer aktuellen Ausgabe (22/2010, Seite 78f) an mindestens drei Stellen betont, kann Word 2011 auch einige Dinge, die iWork kann: Vorlagen, Full-Screen-Modus, Publishing-Layout-Ansicht (und diese drei Aspekte betreffen nicht die Funktionalität, sondern die Bedienung!). Damit stellt sich mir die Frage: Warum soll ich für eine Kopie Geld bezahlen, wenn ich das Original günstiger bekommen kann, und es meinen Ansprüchen (fokussiert, effektiv arbeiten) besser entspricht? [Ende Nachtrag]

Word kann zwar alles, aber ich will gar nicht immer alles in Reichweite haben, denn dadurch wird oft der Blick auf das Benötigte verstellt.

Sammlung

Dazu verwende ich meinen Blog mit zahlreichen nicht-veröffentlichten Einträgen, ein Notizprogramm (in Synchronisation mit dem iPad), klassisches Papier, eMails, die ich an mich selbst adressiere. All das ist leichter wiederzufinden und zu handhaben als Word-Dateien, die irgendwo auf der Festplatte landen.

Anleitungen basteln

Das geht mit zahlreichen anderen Programmen (InDesign, Quark XPress) besser, wenn die Anleitung gedruckt werden soll. Selbst HTML und Latex sind für viele Fälle geeigneter als Word. HTML-basierte Anleitungen (beispielsweise über eine Blog- oder Wiki-Lösung) sind auch leichter handhabbar als jede gedruckte Anleitung: schnelle Volltextsuche, leichte Aktualisierung, einfache Zusammenarbeit mit anderen Autoren, keine Restriktionen hinsichtlich der Länge, Verknüpfungen zu vertiefenden oder weiteren Informationen.

Hier ein Artikel, der die komplette Abkehr von Word beschreibt, eben weil es für Anleitungen und Dokumentationen eher ungünstig ist.

Fazit

Es ist bereits angeklungen: Niemand braucht wirklich Word. Word behauptet zwar, alles zu können (was auch zu einem gewissen Teil stimmt), aber für die meisten Fälle sind fokussierte Programme besser.

Gemeinsame Arbeit an einem oder mehreren Texten: Warum nicht ein Wiki aufsetzen oder einen Blog verwenden? Ist effektiver als die Word-Versionen aufeinander abzustimmen oder mit der „Änderungen verfolgen“-Funktion klarzukommen. Die ist zwar nett gedacht, entpuppt sich bei ernsthafter Nutzung aber als ungeeignet bzw. eignet sich nur wirklich, wenn weniger als drei Änderungen pro Seite nötig sind. Auch die Versionierung (verfolgen, wer wann was geändert hat, welche Datei die aktuellste ist, etc.) ist mit einem Wiki oder Blog wesentlich einfacher und muss nicht über Dateinamen erfolgen (an die sich kaum einer wirklich hält).

Jemandem einen Text schicken (wegen Inhalt): Nimm den Text-Editor deiner Wahl oder schreib den Text gleich direkt in die eMail (oder kopiere ihn dorthinein). Es hat sich etabliert, Hinweise dann entweder in VERSALIEN hineinzuformulieren oder /kommentar/ Kommentare \kommentar\ mit solchen Auszeichnungen anzubringen. Wenn der Text als Datei angefordert wird, schicke eine .rtf-Datei („speichern unter“ und dann bei Format Rich Text Format auswählen), dann kann sie wirklich jeder (!) öffnen und weiterverwenden. Jedes Textprogramm kann rtf-Dateien erstellen und bearbeiten, sodass du völlig frei bist, und das Programm wählen kannst, mit dem du am besten zurechtkommst. Das kann das betagte AppleWorks sein oder Papyrus oder OpenOffice/LibreOffice oder Pages oder Scrivener oder Mariner Write oder das bei Mac mitgelieferte TextEdit oder das bei Windows enthaltene WordPad oder das Programm deiner Wahl. Lass dich nicht von anderen gängeln – es sind deine Gedanken, die in den Text einfließen, und nur du kannst wissen, welches Werkzeug am besten für dich taugt.

Jemanden einen formatierten Text schicken (Form ist auch wichtig): Kläre vorab, welche Formate gewünscht werden. Nur wenn das gleiche Programm (oft auch in der gleichen Version) verwendet wird, erscheint der Inhalt so wie gewünscht. Werden explizit Word-Dateien angefordert, solltest du auch welche schicken (achte dabei auf die Version, im Zweifel verwende als Speicherformat Word 97, damit nix Unvorhergesehenes passiert). Ansonsten nimm das Programm deiner Wahl (eben das, mit dem du die besten Ergebnisse effektiv erzielst) und schick dann eine PDF. (Bei Mac ist die PDF-Erstellung ins System über den Drucken-Dialog integriert. Für Windows gibt es kostenlose Lösungen, die einen „PDF-Drucker“ erstellen, über den PDF leicht erstellt werden können.)

Erstellen eines langen Textes, der strukturiert ist und mit Fuß-, Endnoten und Bibliografie, Index und anderen Gimmicks aufwartet: Latex! Latex!! Latex!!! Mit Lyx ist es so einfach wie noch nie, einen wissenschaftlichen Text zu erstellen, der gut aussieht. Hauptvorteil: Während der Arbeit am Inhalt wird man nicht von der Form abgelenkt. Auch Framemaker liefert bessere Ergebnisse als Word. Erfahrungsgemäß geht Word ab etwa 30 Seiten in die Knie, besonders wenn Grafiken und zahlreiche Automatismen verwendet werden.

Erstellen von ein- oder mehrseitigen Seiten, die wirklich gut aussehen: Layout-Programm, Illustrator, Grafikprogramm, Design-fokussiertes Programm. Je nach persönlicher Präferenz, Fähigkeit, Programmausstattung (Scribus als Layout-Programm ist kostenlos) ist man da eingeschränkt. Aber all diese Programme erzeugen stabilere Dateien als Word (soweit ich das beurteilen kann). Stabil in dem Sinne, dass nicht eine einzelne Bearbeitung das gesamte Dokument aus den Fugen werfen kann (Fußnoten, die auf den falschen Seiten erscheinen; Bilder, die plötzlich hinter dem Seitenrand verschwinden; Überschriften, die am falschen Absatz kleben). Ich kenne Menschen, die schreiben ihre Rechnungen mit Illustrator oder InDesign. Andere verwenden einen einfachen Texteditor (wie WordPad oder TextEdit). Ich verwende Pages.

Word kennt als Hauptinteresse die bedruckte Seite. Alle anderen Darstellungsmodi sind nicht wirklich überzeugend oder laden tatsächlich zum Nutzen ein. In Zeiten zunehmender Online-Veröffentlichung verliert die bedruckte Papierseite aber an Wert.

Daher bleibt als Befund: Inhaltszentrierte Aufgaben werden von anderen Lösungen (Latex für spätere Veröffentlichung, Wikipedia oder Blog für unmittelbare Veröffentlichung plus Bearbeitungsmöglichkeit) besser erfüllt. Gestaltungszentrierte Aufgaben sind ebenfalls bei anderen Programmen besser aufgehoben und dort einfacher, zuverlässiger und vielseitiger zu realisieren.

Das einzige Argument für Word ist: Es kann alles, und es ist so verbreitet, dass jeder es für alles verwendet. Mit der weiteren Zunahme von Blogs, Wikipedia (oder anderen Wiki)-Beiträgen, erkennen die Menschen jedoch nicht nur die Stärken der neuen Lösungen, sondern auch die Beschränkungen der alten.

Sicher wird Word in den nächsten Jahren nicht vom Markt verschwinden. Aber zunehmend mehr Menschen werden auch andere Lösungen nutzen und seltener Word starten. Zunehmend mehr Menschen werden zuhören, wenn man ihnen von anderen Lösungen erzählt. Zunehmend mehr Menschen werden erkennen, dass offene Standards Vorteile bringen und dass ein gut funktionierendes und durchdachtes fokussiertes Programm effektiver ist als ein Alleskönner.

Vielleicht ist das auch nur eine Parallele zu den Apps auf den Mobiltelefonen und somit ein Bestandteil der steten Welle zwischen Zentralisierung (alles an einem Ort/in einem Programm/auf einem Gerät) und Dezentralisierung (für jeden Zweck ein eigenes Programm, Gerät). Aber das wäre eine andere Geschichte.

Nachtrag

Wenn Word 2008 (die aktuelle Word-Version für Mac, Word 2011 erscheint ja erst noch) es schafft, eine Datei zu bearbeiten, auszudrucken und abzuspeichern, sollte man doch annehmen, dass es fünf Minuten später die selbe Datei auch wieder öffnen kann. Sollte man annehmen. Word meint aber, es müsse dann abstürzen, wenn ich eben diese Datei erneut öffnen möchte … Bloß gut, dass es OpenOffice gibt, damit konnte ich dann weiterarbeiten.