Einfach schreiben mit Formatvorlagen

Spätestens bei der zweiten Hausarbeit beginnt man seine Textverarbeitung entweder zu lieben oder zu hassen. Diejenigen, die sie lieben, haben sicherlich einige Zusatzfunktionen entdeckt, die ihr Leben und damit auch das Verfassen der Textmonster erleichtern. Die automatische Rechtschreibkontrolle hat bestimmt schon so manchen Fehler beseitigt und Schmunzler ausgelöst. Aber eine moderne Textverarbeitung kann noch mehr, wenn man sie zu nutzen weiß.

Automatische Seitenzahlen, Seitentitel, Inhaltsverzeichnisse, Bildverzeichnisse und dergleichen mehr erleichtern den Alltag enorm. All diese Automatismen werden über Formatvorlagen gesteuert. In der Theorie bedeutet das, man richtet sich für jede Art von Textbestandteil eine Kategorie ein: Kapitelüberschriften, Kapitelzwischentitel, Zitat, Bildbeschriftung und natürlich Fließtext; dabei kann man entweder die bereits vorhandenen Vorlagen verwenden oder neue mit eigenen Bezeichnungen anlegen.

Die Macht der Formate

Diese Kategorien enthalten Informationen über Schriftart und -größe, Einrückungen, Rahmen, Absatzabstände und dergleichen mehr. Beim Schreiben braucht man dann nicht mehr manuell eine Überschrift in Fett und Groß zu formatieren, sondern weist ihr einfach die Formatvorlage „Überschrift 1“ zu und schon erhält sie das richtige Aussehen und – wenn man das wünscht – auch eine korrekte fortlaufende Nummerierung. Formatvorlagen können jederzeit angepasst, verändert, ergänzt und umgestaltet werden. Die einzige Beschränkung, die man berücksichtigen muss, ist die, dass sich Formatvorlagen immer nur sinnvoll auf ganze Absätze anwenden lassen.

Es macht Spaß, einmal mit den Möglichkeiten der Formatvorlagen zu spielen und all die Parameter, die sich einstellen lassen, auszuprobieren. Die meisten wird man zwar kaum benötigen, aber es ist hilfreich zu wissen, dass es sie gibt. Hat man einmal entdeckt, auf welch vielfältige und ansprechende Art sich Aufzählungen und Nummerierungen erstellen lassen, bleibt für die Standard-Aufzählung nur mildes Mitleid. Bei allem Formatierungsschnickschnack gilt aber weiterhin die Regel: Weniger ist mehr.

Kurze Stilkunde

Lieber ein schlichtes, funktionales und in sich stimmiges Gesamtbild als ein quietschebuntes Seitenlayout. Die Style-Guides einiger Institute können gute Anregungen geben. Einige alte Regeln helfen außerdem dabei, sich in den Möglichkeiten nicht zu verlieren. Benutze nur insgesamt höchstens zwei Schriftarten in insgesamt maximal vier verschiedenen Schriftgrößen. Bei Mengentext ist eine Serifenschrift wie Times oder Garamond gut lesbar, für Kurztexte wie Überschriften sind auch Serifenlose wie Arial oder Tahoma kein Problem.

Kombiniere nie mehrere „Auszeichnungen“; also entweder kursiv oder fett oder unterstrichen – niemals fett unterstrichen oder kursiv fett. Farben sind in einer Hausarbeit deplatziert. Arbeite mit Einrückungen, beispielsweise hat es sich bewährt, die erste Zeile jedes Absatzes um etwa ein bis 1,5 Zentimeter einzurücken, Zitate dagegen sind komplett eingerückt und Überschriften beginnen immer am Zeilenanfang. Optimale Lesbarkeit für Fließtext ist bei 1,5-fachem Zeilenabstand gegeben, nur bei kurzen Passagen wie Zitaten, Fußnoten genügt einfacher Zeilenabstand. Bei aller Schriftschönheit nicht vergessen, am rechten Rand genügend Platz für den Korrektor zu lassen.

Der Nutzen der Hierarchie

Ein ganz wichtiges Element der Formatvorlagen sind die „Gliederungsebenen“. Die Textverarbeitung versteht den Text hierarchisch, eine Überschrift ist beispielsweise auf Ebene Eins, die Zwischentitel auf Ebene Zwei, der Text auf Ebene Drei. Über diese Ebenen werden die Inhaltsverzeichnisse erstellt, bei denen man angeben kann, wie viele Ebenen dabei zu berücksichtigen sind. Wer dann noch an seinem Text weiterschreibt, kann sicher sein, dass das Inhaltsverzeichnis stets auf dem aktuellen Stand ist – spätestens nach einem Rechtsklick und „Aktualisieren“.

Es soll Studenten geben, die ab der zweiten Hausarbeit bis zum Studienende mit einer einmal erstellten Basisdatei arbeiten. Darin haben sie alle Formate eingerichtet und können sich dann auf den Inhalt der jeweiligen Arbeit konzentrieren. Außerdem haben Formatvorlagennutzer den Vorteil, dass sie ihren Geschmack jederzeit ändern können. Wem die Schriftart für die Überschriften nicht mehr gefällt, ändert einfach die Formatvorlage und schon sind alle Überschriften korrekt in der neuen gewünschten Schriftart.

Tipps

Formatvorlagen unterstützen alle Textverarbeitungen. Die Einstellungen dafür sind meist im Menü „Format“ zu finden; einzelne Formatvorlagen lassen sich auch via Rechtsklick auf die betreffende Bezeichnung anpassen.

Kostenlose Textverarbeitungen für Windows, Mac und Linux:
AbiWord: www.abisource.com
K-Word: www.koffice.org
OpenOffice: www.openoffice.org

Kommerzielle Textverarbeitungen:
Microsoft Word: http://office.microsoft.com/de-de/word/
Papyrus: www.papyrus.de
TextMaker: www.softmaker.de
WordPerfect: www.corel.de/wordperfect

Übrigens ist als Speicherformat immer RTF (Rich Text Format) zu empfehlen. Dieses Dateiformat enthält alle benötigten Eigenschaften und jedes halbwegs moderne Programm kann es lesen und verarbeiten, was bei DOC-Dateien nicht sicher ist.